Majapahit.id – Di kesempatan kali ini, admin akan membahas mengenai tugas staff payroll yang sangat berpengaruh dan berhubungan erat dengan mengatur gaji karyawan. Selain itu, kehadiran staff bagian payroll sangat membantu dalam proses penggajian karyawan didalam suatu Perusahaan.
Saat ini staff payroll sudah mengandalkan aplikasi payroll dalam menjalankan tugasnya yang bisa dijalankan dalam keadaan online.
Apa itu payroll software ? ialah suatu jenis software yang biasa ditemukan dalam suatu Perusahaan untuk melakukan pengiriman gaji karyawan. Selain itu, software ini juga biasanya terdapat dibagian HRIS (Human Resource Information System).
Apa Itu Staff Payroll Officer ?
Perlu diketahui bahwa payroll staff adalah seorang staf yang memiliki tugas untuk mempersiapkan data absesensi karyawan, data absensi tersebut akan berguna untuk mempersiapkan gaji para karyawan.
Bukan hal yang mudah ketika Anda memilih untuk menjadi staff payroll, mengapa ? karena menjadi staff payroll membutuhkan ketelitian yang sangat tinggi.
Jika salah menginput data untuk gaji karyawan, sudah di pastikan bahwa karyawan akan protes karena hak yang di dapatkan tidak sesuai dengan yang sudah ditentukan.
Selain itu, tugas staff payroll bukan hanya mempersiapkan data absensi karyawan, namun juga mempersiapkan data seperti gaji pokok, lembur karyawan, jam kerja dan setelah itu akan diproses dengan otomatis oleh payroll software.
Tugas Admin Payroll Pada Perusahaan
Jangan dianggap sebelah mata sebagai staff admin payroll pada suatu Perusahaan karena banyak sekali aspek yang memang harus diperhatikan, misalnya seperti absensi, cuti, lembur, tunjangan, uang makan bahkan sampai dengan transportasi.
Dan pastinya jika menghitung secara manual akan sangat merepotkan dan memakan waktu yang sangat banyak. Nah dengan sistem payroll ini nantinya seluruh sistem akan disinkronkan menjadi satu dan secara praktis.
Dengan demikian, apabila Anda adalah pemimpin di suatu Perusahaan di Indonesia, maka Anda harus memiliki staff admin yang mengurus bagian payroll.
Nah di bawah ini adalah beberapa job desk admin payroll yang perlu Anda ketahui secara detail, sebagai berikut:
Mempersiapkan Berkas
Tugas payroll officer yang pertama adalah menyiapkan berkas yang berhubungan langsung dengan gaji para karyawan di Perusahaan tersebut.
Berkas yang berhubungan tersebut bukan hanya meliputi dari gaji pokok saja, namun terdapat pula berkas-berkas lain yang bisa dipakai untuk menambah gaji karyawan. Misalnya seperti nota yang diberikan pada saat tugas keluar kantor.
Input Data Absensi Karyawan
Selanjutnya bertugas untuk menginput data absen karyawan secara teliti ketika ingin mempersiapkan gaji karyawan ketika sudah akhir/awal bulan.
Data yang biasa disiapkan adalah meliputi gaji pokok, seperti lembur pegawai, jam kerja serta informasi lainnya dan setelah itu akan diproses pada aplikasi payroll secara otomatis.
Menyiapkan Slip Gaji
Nah berikutnya adalah menyiapkan slip gaji untuk karyawan. Slip gaji ialah bukti penerimaan pendapatan karyawan disetiap bulannya.
Slip gaji ini akan memberitahu rincian secara detail kepada karyawan yang meliputi gaji, pokok, data absensi, uang lembur dan lain sebagainya.
Selain itu, dengan Anda menggunakan sistem payroll maka orang yang bertugas sebagai admin hanya perlu membuat slip gaji secara otomatis, hanya perlu melakukan beberapa penyesuaian saja.
Tentu tidak membuang-buang waktu dan dibuat dengan format sesuai standar. Tidak seperti membuat slip gaji secara manual dengan menggunakan Exxel dan membutuhkan waktu yang cukup lama.
Anda juga bisa menggunakan aplikasi payroll online yang bisa diakses secara langsung oleh karyawan, Jadi tidak perlu ribet lagi untuk memberikan slip gaji karena bisa di download pada smartphone pribadi karyawan.
Membuat Laporan Gaji Bulanan
Admin payroll & staff keuangan bertanggung jawab untuk membuatkan laporan gaji bulanan karyawan kepada Perusahaan.
Nah, setiap Perusahaan memiliki standar format laporan gaji secara keseluruhan. Jadi tidak ada patokan formatnya seperti apa ya.
Selain dari membikin slip gaji yang otomatis dengan sistem payroll, Anda juga bisa membuat laporan gaji secara otomatis dan praktis serta cepat dikerjakan.
Anda tidak perlu lagi mengerjakan laporan keuangan gaji karyawan dengan cara tradisional yaitu secara manual karena dengan sistem payroll akan memberikan laporan yang sesuai dengan input awal admin payroll.
Menyesuaikan Input Data Karyawan Baru & Keluar
Fungsi payroll memudahkan tugas admin menjadi lebih cepat, efisien dan efektif. Dengan adanya sistem payroll memungkinkan admin untuk mendaftarkan karyawan agar memiliki subjek yang dapat diinput secara manual agar karyawan tersebut bisa mengakses payroll secara online.
Hal tersebut bisa meliputi beberapa data seperti data pribadi, gaji, dan lain sebagainya. Nah jika terdapat karyawan yang resign dari Perusahaan tersebut.
Tugas admin payroll berikutnya adalah untuk menghapus subjek karyawan tersebut dari aplikasi. Sama halnya jika ada karyawan baru, tugas admin adalah menginput data karyawan baru.
Membuat Formulir Pajak
Selain dari mempersiapkan gaji karyawan, admin payroll staff juga harus mempersiapkan dan membuat formulir pajak yang sesuai dengan kebutuhan karyawan & Perusahaan.
Ketika Anda sudah menggunakan software payroll, maka tugas tersebut akan menjadi lebih mudah diselesaikan. Selain dengan waktu yang praktis, efisien dan efektif.
Tentunya aplikasi tersebut membantu untuk mengurangi penggunaan kertas yang berlebihan karena semuanya telah dilakukan secara otomatis.
Persyaratan Menjadi Staff Admin Payroll
- Bisa mengoprasikan komputer.
- Dapat mengoprasikan Excel dengan sangat baik.
- Menguasai proses payroll & perhitungan gaji.
- Memahami & menguasai HR System.
- Paham mengenai perhitungan PPh-21.
Skill yang Diperlukan Menjadi Staff Payroll
Dibawah ini adalah skill yang dibutuhkan jika Anda ingin menjadi seorang admin payroll, sebagai berikut:
Mampu Menjaga Komunikasi
Menjaga komunikasi adalah hal yang sangat penting dalam bekerja dimanapun Anda berada. Jika ingin menjadi payroll staf, Anda harus menguasai kemampuan komunikasi dengan sangat baik.
Bisa jadi, Anda ditugaskan untuk bisa mengendalikan tim, bekerja sama dengan divisi lain atau bahkan memberikan panduan pada anggota lain mengenai penggajian karyawan. Kemampuan komunikasi sangat dibutuhkan pada bidang ini.
Paham Mengenai Regulasi
Skill berikutnya yang harus Anda kuasai adalah paham mengenai regulasi karena payroll staff harus bisa memastikan bahwa seluruh proses penggajian dalam Perusahaan sudah sesuai dengan regulasi yang sudah ditentukan.
Karena bagaimanapun, hal ini berkaitan dengan perpajakan dan juga peraturan hukum yang sudah berlaku.
Dapat Mengoprasikan Perangkat Lunak
Anda harus menguasai software perkantoran seperti Ms. Office, Excel. Jika sudah bisa mengoprasikan kedua software tersebut. Maka Anda sudah memiliki skill yang dibutuhkan untuk menjadi admin payroll pada Perusahaan.
Mampu Menemukan Solusi
Faktanya menjadi payroll staf adalah pekerjaan yang sering menemukan masalah. Misalnya saja seperti salah input, perhitungan atau bahkan sampai dengan menyimpang dari perpajakan dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, sebagai seorang staff payroll, Anda harus mampu menemukan solusi serta memecahkan masalah agar tidak terjadi di masa yang akan datang.
Gaji Payroll Staf
Rata-rata gaji pokok menjadi staf payroll officer di Indonesia adalah sekitar Rp. 4.206.928. Hal ini pun termasuk daerah daerah masing-masing di Indonesia.
Kesimpulan
Jadi, seperti itulah tugas pekerjaan payroll staff yang sering dilakukan pada Perusahaan. Namun, dengan adanya software payroll akan memudahkan pekerjaan admin menjadi lebih cepat & efektif.
